Scopul principal al evenimentului este de a oferi informații participanților sau de a obține o anumită experiență din partea participanților. Un eveniment ideal este ca un mecanism de ceas - totul merge într-o secvență strictă, acțiunile organizatorilor sunt coordonate și nu deconectează între ele. Acesta este rezultatul planificării și pregătirii, care durează de obicei câteva luni.
Este necesar
- - un personal de cel puțin cinci angajați
- - bugetul evenimentului
Instrucțiuni
Pasul 1
În primul rând, definiți scopul și tema evenimentului. Pe baza acestui fapt, va fi construită întreaga schemă suplimentară a evenimentului. Scopul evenimentului determină abordarea de marketing și publicul țintă căruia îi este dedicat evenimentul.
Pasul 2
Decideți locul de desfășurare a evenimentului. Locul ar trebui să depindă atât de scopul evenimentului și de numărul de participanți, cât și de scenariul așteptat al evenimentului. Este important să aveți grijă de serviciile oaspeților. Luați în considerare mai multe opțiuni și alegeți cel mai optim raport calitate-preț.
Pasul 3
Promovează activ evenimentul. Campania publicitară ar trebui să înceapă cu o lună și jumătate înainte de începerea evenimentului și să se încheie cu o lună înainte. În paralel cu aceasta, procedura „apelurilor reci” pentru a invita oaspeții la un eveniment este rezonabilă. Toate operațiunile pentru formarea listelor de participanți trebuie finalizate cu cel mult o săptămână înainte de eveniment.
Pasul 4
Folosiți ajutorul sponsorilor sau demnitarilor. Acest lucru nu numai că vă va consolida conexiunile comerciale, ci va conferi un anumit statut evenimentului dvs. Alocați timp pentru ca aceste persoane să vorbească, de preferință la începutul evenimentului.
Pasul 5
Distribuiți responsabilitățile între personalul implicat în coordonarea activității. Toată lumea ar trebui să-și cunoască în mod clar cercul de responsabilitate și evenimentele pe care ar trebui să le controleze. Nu ar trebui să existe pete albe, toată lumea ar trebui să aibă instrucțiunile lor în formă tipărită și să le cunoască pe de rost.
Pasul 6
Cu o zi înainte de seminar, este necesar să reinstruiți personalul care desfășoară activități de coordonare la eveniment. În ziua evenimentului, toți coordonatorii trebuie să apară cu cel puțin o oră înainte de începerea evenimentului.
