Deși tehnologiile moderne au adus practic nimic în genul epistolar în viața privată și practic am încetat să mai scriem scrisori prietenilor, cunoștințelor și rudelor, corespondența de afaceri este încă relevantă. Acest lucru se datorează faptului că o scrisoare de afaceri este un document legal, la fel ca alte acorduri executate și semnate corespunzător. Prin urmare, oricine care, ca parte a atribuțiilor lor oficiale, lucrează cu corespondență, trebuie să învețe să scrie scrisori.
Instrucțiuni
Pasul 1
Dacă am convenit că o scrisoare de afaceri este un document, atunci proiectarea acesteia trebuie să respecte toate standardele și cerințele pentru documente. Este scris pe antetul organizației, pe o foaie de hârtie de scris A4 standard. În mod tradițional, fontul este Times New Roman sau Arial în dimensiunea 12. Marja din stânga este de 3 cm, în dreapta - 1,5 cm.
Pasul 2
Formularul trebuie să conțină toate informațiile necesare despre organizația pe care o reprezentați: numele, adresa legală, datele bancare și faxurile de contact, telefoanele, adresa de e-mail.
Pasul 3
În stânga, indicați subiectul scrisorii, încercați să vă încadrați într-o frază scurtă. În dreapta, scrie cui i se adresează scrisoarea - numele, inițialele destinatarului, funcția acestuia, numele și adresa organizației. Începeți toate scrisorile comerciale cu adresa „Draga …”, în adresă, asigurați-vă că scrieți numele și patronimicul destinatarului.
Pasul 4
Înainte de a începe să scrieți o scrisoare, concentrați-vă și luați în considerare ce gând, propunere sau informații doriți să transmiteți respondentului. Trebuie să înțelegeți acele scrisori lungi, confuze și incoerente pe care nimeni nu vrea să le citească.
Pasul 5
Pentru ca, după primele propoziții, scrisoarea dvs. să nu fie trimisă la coșul de gunoi sau coborâtă cu o dezabonare, prezentați textul într-o succesiune logică, astfel încât fiecare propoziție ulterioară să fie o continuare a celei anterioare și să fie plină de semnificație nouă. O astfel de scrisoare va fi citită cu interes. În plus, încercați să păstrați până la 1 coală de volum. Acesta este un indicator al abilității tale de a-ți exprima pe scurt și clar gândurile, ceea ce atrage imediat destinatarul către tine.
Pasul 6
În textul scrisorii, dedicați primul paragraf unei scurte prezentări a problemei, sarcinii și indicați motivul pentru care este necesară soluționarea acesteia. Apoi, exprimați-vă părerile cu privire la această chestiune, dați sugestii sau doar informațiile necesare. În concluzie, trageți concluzii și descrieți beneficiile acceptării propunerii dvs. sau faceți o scurtă analiză a informațiilor pe care le-ați prezentat mai sus.
Pasul 7
Semnați scrisoarea, dați o transcriere a semnăturii dvs. indicând poziția și numărul de telefon de contact.
