Capsarea documentelor este o procedură obișnuită în mediul clerical și de birou. În ciuda faptului că pare simplu, există reglementări speciale care determină regulile cusăturii documentelor și execuția acestora. Și aceste reguli ar trebui cunoscute astfel încât documentele trimise la ofertă sau la arhivă să nu fie returnate pentru procesare și modificare ulterioară.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a asigura siguranța documentelor după intermitent, precum și pentru a se asigura că acestea sunt stocate în ordinea corectă, toate foile, cu excepția inventarului, trebuie să fie numerotate. Documentele sunt depuse în ordine cronologică sau alfabetică. Plicurile cu foi imbricate sunt numerotate înainte de foi imbricate. Foile goale sunt excluse din carcasă și distruse fără număr.
Pasul 2
Numerotați foile carcasei cu un creion simplu de sus în jos, lăsând numerele în colțul din dreapta sus al fiecărei foi, fără a afecta textul. Numărați fotografiile și graficele din spate în colțul din stânga sus.
Pasul 3
Dacă documentele conțin hărți lipite din mai multe foi, numerotați-le ca o singură foaie, indicând numărul de foi din lipire. La sfârșitul numerotării, scrieți o scrisoare de certificare pe o foaie separată. Indicați în acesta numărul de foi și caracteristicile documentelor individuale, precum și starea lor fizică.
Pasul 4
În plus, trebuie întocmit un inventar pentru setul de documente depuse. Nu numerotați foile de inventar. În inventar, scrieți numele documentului, introduceți data inventarului, o adnotare care determină scopul setului de documente și, de asemenea, enumerați toate documentele, ținând cont de numărul de foi. La sfârșitul inventarului, introduceți numele, prenumele și patronimicul inițiatorului.
Pasul 5
Dimensiunea capacului fiecărui caz ar trebui să fie de 229x324 mm. Pe prima și ultima foaie a carcasei, lipiți benzi de carton subțire înainte de a coase. Prin aceste benzi se trece un cablu. Folosiți lipici silicat pentru a completa carcasa.
Pasul 6
Pe marginea din stânga a marginilor, fără a atinge câmpul de text, faceți trei găuri cu un punte sau un perforator simetric de-a lungul întregii înălțimi a foii, la o distanță de 3 cm una de cealaltă. Pentru cusut, utilizați fir de cusut sau sfoară și un ac de cusut.
Pasul 7
Coaseți documentul de două ori pentru a vă asigura că trusa este puternică. Trageți capetele firului de gaura centrală din spatele ultimei foi și legați-le într-un nod. Lipiți un autocolant pe carcasă cu o inscripție sigură, sigilați-l și închideți ansamblul.
Pasul 8
Lăsați capetele firelor libere. Eticheta de certificare trebuie să poarte o semnătură clară și lizibilă a managerului și sigiliul organizației.
